Un CRM gratuito sembra la risposta ovvia quando il file Excel su cui lavorano in tre, il titolare e due commerciali, comincia a produrre versioni diverse della stessa trattativa. Uno aggiorna la colonna dello stato, l'altro salva una copia sul desktop, e il lunedì mattina nessuno sa più chi doveva richiamare il cliente che giovedì aveva chiesto un preventivo. Il costo non compare in fattura: si vede nelle offerte rimaste ferme e nei contatti che si raffreddano.
Prima di scegliere serve però un'avvertenza onesta: un CRM non trova clienti da solo. Non genera richieste, non porta traffico e non sostituisce una strategia di web marketing. Serve a non perdere i clienti che arrivano e a seguire le trattative fino alla firma. È il ponte con la domanda che molti si pongono, cioè come trovare nuovi clienti: prima costruisci il flusso di contatti, poi metti in ordine il modo di gestirli, ed è in questa seconda fase che il CRM fa la differenza.
In questa guida confrontiamo i CRM che ricorrono più spesso quando si cerca un CRM gratuito, con prezzi e limiti verificati sulle pagine ufficiali dei fornitori il 2 novembre 2026. Trovi HubSpot, Salesforce e Pipedrive messi a confronto per funzionalità, costi e caso d'uso, le alternative Zoho CRM, Bitrix24 e Odoo, e i segnali che indicano quando passare a pagamento. C'è anche una sorpresa utile: uno dei tre nomi più citati non ha un piano gratuito, e conviene saperlo prima di perdere una settimana in prova. Il ragionamento parte da Excel, perché è lì che molte PMI cominciano, e finisce con una scelta che puoi difendere con i numeri.
CRM gratuito: cos'è e cosa ottieni davvero, limiti compresi
Un CRM (Customer Relationship Management) è il software in cui si raccolgono contatti, aziende, trattative e attività commerciali, così che chiunque nel team veda lo stato di ogni opportunità. Un CRM gratuito è la versione di ingresso che il fornitore offre senza canone, di norma con pochi utenti e funzioni ridotte. Gratuito non significa senza condizioni: i limiti servono a distinguere il piano free da quelli a pagamento.
I numeri dei piani lo mostrano. HubSpot Free e Salesforce Free Suite arrivano a 2 utenti, Zoho CRM Free Edition a 3, mentre Bitrix24 Free e Odoo (con una sola app gratuita) non pongono limiti di utenti. Nei piani gratuiti di HubSpot, Salesforce e Zoho trovi contatti o lead, trattative e attività. I limiti veri stanno altrove: su Bitrix24 telefonia e app del Market sono solo a pagamento, in HubSpot il supporto via email e chat in-app compare da Starter in su, in Salesforce le email sono fino a 100 al mese.
Quando Excel non basta più: da dove partire tra open source e CRM gratuito
Excel non è il nemico. Con un solo commerciale e qualche decina di clienti attivi, un foglio di calcolo ben tenuto funziona, costa zero e lo conosci già. Il problema nasce quando le persone che lo aggiornano diventano due o più. Immaginiamo un'azienda con tre commerciali che gestisce le trattative in un unico file: basta una cella sovrascritta o una copia salvata in locale perché lo storico di un cliente sparisca, e nessuno se ne accorge finché il cliente non protesta.
Excel smette di bastare quando si presentano questi segnali: più persone modificano lo stesso file, i follow-up dipendono dalla memoria di qualcuno, il titolare per sapere quante trattative sono aperte deve chiederlo a voce, e non sai più da dove arriva ogni contatto. Se ne riconosci più di uno, vale la pena provare un CRM.
L'open source è la terza strada e va capita bene: la licenza è gratuita, ma installazione, hosting, aggiornamenti e sicurezza restano a carico tuo o di un fornitore che paghi. Il software non costa, il servizio sì, e senza un referente tecnico interno può diventare il gratuito più costoso. Un CRM gratuito in cloud, con piano free, evita questo problema: parti subito, senza installare nulla. Resta da verificare come importare il foglio Excel di partenza.
I migliori CRM gratuiti per PMI: schede dei tool entry-level
Schede dei piani gratuiti verificati sulle pagine ufficiali dei fornitori il 2 novembre 2026, da ricontrollare prima di comprare.
- HubSpot Free: 0 €, nessuna carta di credito, fino a 2 utenti. Vista unificata di contatti, aziende, trattative e attività, ticket e sincronizzazione bidirezionale con decine di app.
- Salesforce Free Suite: 0 €, senza carta né contratto, massimo 2 utenti, non scade se accedi almeno una volta ogni 60 giorni. Include lead, opportunità, casi di assistenza, report, dashboard e AI integrata.
- Zoho CRM Free Edition: gratuita fino a 3 utenti, per sempre secondo il fornitore. Lead, trattative, contatti, attività, report e app mobile.
- Bitrix24 Free: utenti illimitati e nessuna scadenza. Telefonia e app del Market solo nei piani a pagamento.
- Odoo: una sola app gratuita con utenti illimitati, che può essere il CRM. Il piano Standard con tutte le app costa 11,90 € a utente al mese per i primi 12 mesi, poi 14,90 €.
Pipedrive manca da questo elenco per un motivo preciso: nella pagina prezzi non c'è un piano gratuito, solo una prova di 14 giorni senza carta di credito. Lo ritrovi nel confronto qui sotto.
HubSpot vs Salesforce vs Pipedrive: funzionalità, prezzi e caso d'uso
I tre nomi più citati ragionano in modo diverso: HubSpot e Salesforce partono da un piano gratuito limitato a 2 utenti, Pipedrive parte a pagamento. La tabella riporta i prezzi rilevati il 2 novembre 2026 sulle pagine ufficiali dei tre fornitori (ad esempio quelle di HubSpot e di Salesforce), con fatturazione annuale salvo dove indicato.
| Criterio | HubSpot | Salesforce | Pipedrive |
|---|---|---|---|
| Piano gratuito | Sì, 0 €, fino a 2 utenti | Sì (Free Suite), 0 €, massimo 2 utenti | No, solo prova di 14 giorni senza carta |
| Primo piano a pagamento | Starter: 7 € al mese a postazione, 10 € se mensile (prezzi in promozione a tempo), fino a 10 utenti | Starter Suite: da 25 € a utente al mese | Essenziale: 14 € a postazione al mese (168 € all'anno) |
| Secondo piano | Professional: 90 € al mese a postazione (100 € se mensile) | Suite Pro: da 100 € a utente al mese, contratto obbligatorio | Espansione: 39 € a postazione al mese (468 € all'anno) |
| Funzionalità nel piano di partenza | Contatti, aziende, trattative, attività, ticket, sincronizzazione con decine di app | Lead, opportunità, casi di assistenza, report e dashboard, AI integrata | Lead, calendario e pipeline, oltre 500 integrazioni, import da foglio di calcolo |
| Da sapere | Supporto via email e chat solo da Starter | Sui piani a pagamento si applicano commissioni di transazione | Sincronizzazione email completa, automazioni e sequenze da Espansione |
| Caso d'uso | Team piccolo che parte da zero e vuole una vista unica su contatti e trattative | Chi vuole report e dashboard già nel gratuito e accetta un salto di prezzo con contratto annuale | Team con un processo di vendita già definito, che paga dal primo giorno |
Il numero da guardare è il salto tra primo e secondo piano a pagamento: in HubSpot da 7 a 90 €, ma il 7 è promozionale e il prezzo pieno sarà più alto, in Salesforce da 25 a 100 €, in Pipedrive da 14 a 39 €. Se cerchi un CRM gratuito, Pipedrive è fuori fin dall'inizio: va valutato come strumento a pagamento.
Come scegliere il CRM giusto: criteri, integrazioni e supporto in italiano
Cinque criteri bastano per decidere. Il primo è il numero di utenti: con tre commerciali i 2 utenti di HubSpot e Salesforce sono già stretti, Zoho arriva a 3, Bitrix24 e Odoo non hanno limiti. Il secondo sono le integrazioni: il CRM deve dialogare con la casella email, con il sito e, se vendi online, con il gestionale (qui spieghiamo come funziona l'integrazione tra gestionale ed e-commerce).
Il terzo sono le automazioni: controlla quali sono incluse nel piano che userai, perché in Pipedrive, per esempio, automazioni e sequenze di email partono dal piano Espansione, e valuta se ti serve una strategia di marketing automation più ampia. Il quarto è l'assistenza: un sito in italiano non garantisce assistenza in italiano, quindi chiedi per iscritto lingua e orari del supporto prima di scegliere. Il quinto è il costo del primo piano a pagamento, perché è lì che probabilmente finirai.
Quale scegliere e quando pagare: i segnali che il gratuito non basta più
Il piano gratuito non basta più quando si verifica uno di questi segnali. Il team supera il limite di utenti. Ti servono funzioni che stanno solo a pagamento, come telefonia e app del Market su Bitrix24 o il supporto di HubSpot, che parte da Starter. Qualcuno ricopia a mano gli stessi dati ogni giorno. Oppure il costo del tempo perso supera il canone.
Facciamo un conto ipotetico: tre commerciali che perdono ciascuno 30 minuti al giorno tra file e richiami dimenticati sono oltre 30 ore al mese su 21 giorni lavorativi. Contro quelle ore, un canone di qualche decina di euro è la parte piccola del conto: HubSpot Starter costa 7 € a postazione (prezzo promozionale), Zoho CRM Standard 14 € a utente (tasse locali escluse), Bitrix24 Basic 59 € al mese per l'intera organizzazione con 5 utenti inclusi, tutti con fatturazione annuale.
Il criterio operativo è semplice: paga quando il costo del piano è inferiore al valore del tempo che recuperi, non prima. Se vuoi un parere sul tuo caso, puoi parlarne con noi.
Dati, GDPR e migrazione: cosa controllare prima di inserire i clienti
Nel CRM inserisci nomi, email e storico delle trattative: sono dati personali, quindi vale il GDPR. La tua azienda è titolare del trattamento, il fornitore del CRM è responsabile (art. 28 GDPR) e serve un accordo scritto sul trattamento dei dati. HubSpot, per esempio, indica nella sua knowledge base che gli account possono essere ospitati nel data center UE in Germania. Con qualsiasi fornitore chiedi la regione del data center e l'accordo sul trattamento dati, prima di caricare un solo contatto.
Controlla anche l'uscita: prima di scegliere verifica che contatti e storico si possano esportare, perché cambiare CRM dopo due anni di dati costa più che sceglierlo bene ora. Chiedi anche come importare i dati di partenza.
Domande frequenti sul CRM gratuito
Qual è il miglior CRM gratuito per una PMI?
Dipende da utenti e funzioni: fino a 2 utenti HubSpot o Salesforce, fino a 3 Zoho CRM, oltre 3 Bitrix24 o Odoo.
Pipedrive ha un piano gratuito?
No: sulla pagina prezzi consultata il 2 novembre 2026 c'è solo una prova di 14 giorni senza carta di credito.
Un CRM mi porta nuovi clienti?
No. Un CRM non trova clienti: serve a non perdere quelli che arrivano e a seguire le trattative. I contatti nuovi vengono da SEO, contenuti e campagne.
Il tuo piano d'azione: provare due CRM prima di pagare
Un CRM gratuito è la risposta giusta a Excel quando il team è piccolo e il processo di vendita è già chiaro: 2 utenti con HubSpot o Salesforce, 3 con Zoho, di più con Bitrix24 o Odoo, mentre Pipedrive resta uno strumento a pagamento. Ricorda il punto di partenza: il CRM non porta clienti, ti aiuta a non perderli. Questa settimana scrivi il processo di vendita in cinque passaggi, scegli due CRM e prova ciascuno con 20 contatti reali, poi chiedi per iscritto data center, accordo sul trattamento dati e assistenza in italiano. Se vuoi costruire insieme il flusso che porta contatti nel CRM, parliamone con il nostro team.
